Autorisierung (geschäftlich)

Diese Option bieten wir für Unternehmen an, bei denen eine Bestellung über einen bestimmten Betrag hinaus innerbetrieblich genehmigt werden muss. Diese Option kann auch verwendet werden, wenn nur bestimmte Personen im Betrieb eine Zahlung ausführen können.

Um diese Funktion nutzen zu können, muss Ihr Unternehmen für den Kauf auf Rechnung freigeschaltet sein. Weitere Informationen zur Rechnungszahlung finden Sie hier.

Die erste Person, die ein Konto für das Unternehmen erstellt, ist automatisch der Administrator des Kundenkontos. Der Administrator kann Benutzerkontos für weitere Benutzer desselben Unternehmens hinzufügen und die Einstellungen für diese Konten verwalten (wie zum Beispiel Administratorenrechte hinzufügen).

Jedem Benutzer können eine oder mehrere Funktionen zugewiesen werden:

  • Administrator
  • Käuferfunktion
  • Genehmigungsberechtigung

Der Administrator des Kontos hat auch das Recht, Bestellungen zu tätigen und zu genehmigen.

Für jeden Benutzer können Sie verschiedene Einstellungen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, festlegen:

  • Ausgabenlimit: Höchstbetrag pro Bestellung
  • Budget: Für einen bestimmten Zeitraum gültige Budgets (wöchentlich/monatlich)

Beispiel:

Ein Käufer darf pro Bestellung maximal 75€ ausgeben, monatlich aber nicht mehr als 500€.

Der Administrator stellt ein Ausgabenlimit von 75€ pro Kauf sowie das monatliches Budget von 500€ ein.

Der Käufer platziert eine Bestellung über 60 Euro und entscheidet sich für den Kauf auf Rechnung. Eine Genehmigung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Die Bestellung wird eingeleitet und bearbeitet.

Der Käufer tätigt später eine neue Bestellung über 80 Euro und beschließt, auf Rechnung zu bezahlen. Der Administrator erhält eine E-mail, um die Bestellung zu genehmigen. Nach erfolgter Genehmigung wird die Bestellung sofort eingeleitet und bearbeitet, ohne dass weitere Schritte vom Käufer nötig sind.

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich jederzeit an unseren Kundenservice wenden.

Genehmigungspflichtige Bestellungen können wie gewohnt getätigt werden. Bevor die Bestellung abgeschlossen werden kann, muss sie in den folgenden Fällen genehmigt werden.

  • Die Bestellung überschreitet das Ausgabenlimit.
  • Die Bestellung übersteigt das (wöchentliche/monatliche) Budget.

Für alle anderen Bestellungen ist keine Genehmigung erforderlich.

Bei aufgegebenen Bestellungen, für die eine Genehmigung erforderlich ist, wird eine E-Mail an alle genehmigungsberechtigten Personen gesendet. Nach erfolgter Genehmigung/Ablehnung wird der Auftraggeber per E-Mail informiert.

Nach der Genehmigung wird die Bestellung automatisch von Zamo bearbeitet. Unter der Rubrik Aktuelle Bestellungen im Bereich Mein Konto werden die Details der Aufträge angezeigt, die eine Genehmigung erfordern.

In den folgenden Fällen müssen Sie eine Bestellung erst genehmigen, bevor diese abgeschlossen werden kann:

  • Die Bestellung überschreitet Ihr Ausgabenlimit.
  • Die Bestellung übersteigt das (wöchentliche/monatliche) Budget.

Für alle anderen Bestellungen ist keine Genehmigung erforderlich. Bei aufgegebenen Bestellungen, für die eine Genehmigung erforderlich ist, wird eine E-Mail an alle genehmigungsberechtigten Personen gesendet. Nach erfolgter Genehmigung/Ablehnung erhält der Auftraggeber eine Bestätigungs-E-Mail.

Unter Genehmigungspflichtige Bestellungen im Abschnitt Mein Konto finden Sie die Details der genehmigungspflichtigen Aufträge. Hier sehen Sie auch das verbleibende Budget und die Ausgabenlimite des Käufers. Sie können hier die Bestellungen einsehen, genehmigen oder ablehnen. Im Falle einer Ablehnung können Sie einen Grund für den Auftraggeber angeben.

Nach erfolgter Genehmigung/Ablehnung wird der Auftraggeber per Mail informiert.

Wichtig: Um Autorisierungsoption nutzen zu können, muss Ihr Unternehmen für den Rechnungskauf freigeschaltet sein. Weitere Informationen zur Rechnungszahlung finden Sie hier.

Die erste Person, die ein Konto für das Unternehmen erstellt, ist automatisch der Administrator des Kundenkontos. Der Administrator kann dann Benutzerkontos für weitere Benutzer desselben Unternehmens hinzufügen und die Einstellungen für diese Konten verwalten (wie zum Beispiel Administratorenrechte hinzufügen).

Unter Benutzer im Abschnitt Mein Konto finden Sie die Möglichkeit, weitere Benutzer hinzuzufügen. Hier können Sie die Benutzerfunktionen (Administrator/Käufer/Genehmigungsberechtigt) verwalten.

Der Administrator des Kundenkontos ist automatisch für die Käufer- und die Genehmigungsfunktion berechtigt.

Für jeden Benutzer können Sie passende Einstellungen setzen:

  • Ausgabenlimit: Höchstbetrag pro Bestellung
  • Budget: Für einen bestimmten Zeitraum gültige Budgets (wöchentlich/monatlich)

Neu hinzugefügte Benutzer erhalten per E-Mail die Aufforderung, ein neues Passwort zu erstellen.